Comment régulariser les charges locatives ?
Combien le locataire a-t-il versé ? Combien a-t-il réellement consommé ? Que lui envoyer ?
1Les provisions payées par le locataire
Chaque mois, le locataire paie avec son loyer une provision pour charges : c'est une avance. Le montant figure dans le bail et sur les quittances.
Deux choses distinctes : la présence du locataire, comparée aux charges réelles, et les versements, qui suivent le rythme du loyer — du 1er au 1er, ou du 10 au 10.
Présence et versements
La barre grise est la présence du locataire. Chaque ligne en dessous est un versement, avec son montant, sur le même calendrier.
Présence
01/01/2025 → 31/12/2025
Versements
- —montant à saisir
1 · Présence du locataire
Quand le locataire occupait-il le logement ?
Locataire arrivé le 16 mars ? Mettez « Du 16/03 ». Parti le 31 août ? Mettez « Au 31/08 ». C'est cette présence qui sera comparée aux charges réelles.
2 · Versements
Quels montants ont été payés avec le loyer ?
Le rythme suit le bail : souvent du 1er au 1er, parfois du 10 au 10. Chaque versement commence le jour où le montant change, même si ce n'est pas un début de mois. Le suivant ne peut pas commencer avant.
Versement 1
—
Total des versements : 0,00 €
Exemple
Période : toute l'année 2025. Le locataire a payé 80 € par mois, puis 90 € à partir du 1er juillet après la dernière régularisation.
80 € × 6 + 90 € × 6 = 1 020 € de provisions.
2Les charges réelles récupérables
Seules les charges récupérables se refacturent au locataire : ménage et entretien des parties communes, eau, chauffage collectif, électricité des communs, une partie de l'ascenseur, taxe d'ordures ménagères… Les honoraires du syndic, l'assurance de l'immeuble et les travaux restent pour le propriétaire.
- En copropriété : le relevé individuel des charges, envoyé par le syndic avec la convocation à l'assemblée générale (AG). Prenez la colonne « récupérable » ou « locatif » de votre lot. Si le relevé regroupe plusieurs lots (cave, parking…), ne gardez que ceux loués à ce locataire.
- Ordures ménagères : la ligne « taxe d'enlèvement des ordures ménagères » de l'avis de taxe foncière (année civile). Les frais de gestion facturés par l'administration en plus de la taxe ne se refacturent pas.
- Hors copropriété : les factures payées par le propriétaire (eau, contrat d'entretien…).
Attention : les dates ne tombent presque jamais juste
L'exercice du syndic va souvent de juillet à juin, alors que vos provisions couvrent janvier à décembre. Pas besoin de calculer vous-même : saisissez chaque document avec ses propres dates, l'outil ne garde que la partie qui tombe dans la période des provisions.
Ne prenez pas les appels de fonds trimestriels : ce sont aussi des avances. Les charges réelles sont celles du relevé de fin d'exercice.
Exemple : un relevé du 1er juillet 2024 au 30 juin 2025 indique 1 100 € récupérables. Sur 2025, seuls janvier à juin comptent, soit 545,48 €.
Voir le relevé et le schéma
Syndic — relevé individuel
Répartition des charges · Lot n° 12 · Exercice du 01/07/2024 au 30/06/2025
| Nature | Total lot | Dont récupérable |
|---|---|---|
| Entretien et ménage des parties communes | 420,00 € | 420,00 € |
| Ascenseur (contrat d'entretien) | 260,00 € | 195,00 € |
| Eau froide | 310,00 € | 310,00 € |
| Électricité des parties communes | 175,00 € | 175,00 € |
| Honoraires du syndic | 380,00 € | 0,00 € |
| Assurance de l'immeuble | 210,00 € | 0,00 € |
| Fonds de travaux | 300,00 € | 0,00 € |
| Total | 2 055,00 € | 1 100,00 € |
Provisions (période comparée) · 01/01/2025 → 31/12/2025
Relevé syndic 2024-2025 · 01/07/2024 → 30/06/2025
Budget syndic 2025-2026 · 01/07/2025 → 30/06/2026
Taxe ordures ménagères 2025 · 01/01/2025 → 31/12/2025
L'exercice du syndic n'est pas encore terminé ?
Dans l'exemple, l'exercice juillet 2025 → juin 2026 n'est pas clos : il n'y a pas encore de relevé. Deux possibilités :
- Attendre l'AG qui approuve les comptes, puis régulariser.
- Saisir le budget prévisionnel voté et cocher « provisoire ». Le décompte le signale au locataire, et l'écart sera corrigé à la prochaine régularisation.
Vos documents
Un document = un montant et la période qu'il couvre, tels qu'écrits sur le document. Un avoir ou un remboursement se saisit en négatif (par exemple −45).
Document 1
Période écrite sur le document
Corrections : un montant provisoire est devenu définitif
Lors d'une régularisation précédente, vous avez utilisé un budget provisoire (*) et le montant définitif est maintenant connu ? Indiquez les deux montants : l'écart est ajouté aux charges s'il est plus élevé, déduit s'il est plus bas. Sinon, ignorez cette partie.
Exemple : « Charges 2025-2026, 2e semestre 2025 », provisoire 800 €, définitif 850 € : + 50 € ajoutés.
Total des charges retenues : 0,00 €
3Comparer et envoyer le décompte
- Versement 1 : date ou montant manquant ou incorrect (étape 1). Supprimez la ligne si elle ne sert pas.
- Ajoutez au moins un document avec son montant et ses dates (étape 2).
Décompte de régularisation des charges
Le décompte reprend les montants des étapes 1 et 2. Complétez les noms et l'adresse, puis envoyez-le au locataire avec une copie des justificatifs.
Complétez d'abord les étapes 1 et 2.
Le décompte s'affichera ici dès que les étapes 1 et 2 sont remplies.